Theo dõi và tính thời gian¶
Odoo Helpdesk cung cấp cho các nhóm khả năng theo dõi số giờ làm việc trên một phiếu và lập hóa đơn cho khách hàng cho thời gian đó. Thông qua tích hợp với các ứng dụng Sales, Timesheets, Project và Accounting, khách hàng có thể bị tính phí sau khi công việc hoàn thành hoặc thậm chí trước khi công việc bắt đầu.
Cảnh báo
Vì tính năng Theo dõi & Thanh toán thời gian yêu cầu tích hợp với các ứng dụng khác nên việc bật các tính năng này có thể dẫn đến việc cài đặt thêm các mô-đun hoặc ứng dụng khác.
Cài đặt ứng dụng mới trên cơ sở dữ liệu One-App-Free sẽ kích hoạt bản dùng thử 15 ngày. Khi kết thúc bản dùng thử, nếu đăng ký trả phí chưa được thêm vào cơ sở dữ liệu, đăng ký đó sẽ không còn hoạt động hoặc không thể truy cập được nữa.
Cấu hình các tính năng theo dõi và thời gian thanh toán¶
Trước khi có thể lập hóa đơn cho khách hàng về các dịch vụ hỗ trợ, tính năng Theo dõi & Thời gian thanh toán phải được bật trên từng nhóm Bộ phận hỗ trợ.
Cho phép theo dõi và lập hóa đơn thời gian trên nhóm trợ giúp¶
Để xem và bật tính năng Theo dõi & Thời gian tính hóa đơn trên nhóm Helpdesk, trước tiên hãy điều hướng đến . Sau đó, chọn một nhóm từ danh sách hoặc tạo mới <../../helpdesk>. Thao tác này sẽ hiển thị trang cài đặt của nhóm.
Trên trang cài đặt của nhóm, cuộn đến phần Theo dõi amp; Thanh toán Thời gian. Đánh dấu vào các hộp có nhãn Bảng chấm công và Thanh toán thời gian.
Sau khi hộp Bảng chấm công được chọn, một trường mới sẽ xuất hiện có nhãn Dự án.
Ghi chú
Nếu đây là lần đầu tiên tính năng này được bật trên cơ sở dữ liệu này, có thể cần phải lưu và làm mới trang theo cách thủ công trước khi trường Project xuất hiện.
Dự án được chọn trong trường này đại diện cho nơi ghi lại tất cả các bảng chấm công cho vé của nhóm này. Nhấp vào menu thả xuống Project để chọn một dự án.
Để tạo một dự án mới để ghi lại bảng chấm công, hãy nhấp vào menu thả xuống Project, nhập tên cho dự án, sau đó nhấp vào Create từ menu thả xuống bên dưới.
Cấu hình sản phẩm dịch vụ¶
Khi tính năng Time Billing được bật, một sản phẩm mới được tạo trong ứng dụng Sales có tên là Service on Timesheets. Sản phẩm này có thể được tìm thấy trong . Sau đó, tìm kiếm Service on Timesheets trong thanh Search.... Đây là sản phẩm được sử dụng khi lập hóa đơn cho dịch vụ hỗ trợ trả sau sau khi chúng đã hoàn tất.
Chọn Dịch vụ trên Bảng chấm công từ trang sản phẩm. Thao tác này sẽ hiển thị biểu mẫu chi tiết sản phẩm. Sản phẩm được cấu hình với Loại sản phẩm được đặt thành Dịch vụ và Chính sách lập hóa đơn được đặt thành Dựa trên Bảng chấm công. Thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào đối với bản ghi sản phẩm, chẳng hạn như Chi phí hoặc Giá bán.
Để lập hóa đơn cho các dịch vụ hỗ trợ trước khi công việc hoàn thành (còn được gọi là dịch vụ hỗ trợ trả trước), cần phải tạo một sản phẩm riêng với chính sách lập hóa đơn khác.
Để tạo một sản phẩm dịch vụ mới, hãy vào , và nhấp vào Mới. Thao tác này sẽ hiển thị một biểu mẫu chi tiết sản phẩm trống.
Trên biểu mẫu sản phẩm mới, thêm Tên sản phẩm và đặt Loại sản phẩm thành Dịch vụ. Sau đó, đặt Chính sách lập hóa đơn thành Giá trả trước/cố định. Điều này có nghĩa là có thể tạo hóa đơn và nhận thanh toán cho sản phẩm này trước khi bất kỳ mục nhập bảng chấm công nào được ghi lại cho các dịch vụ này.
Cuối cùng, hãy đặt Giá bán và xác nhận rằng Đơn vị đo lường được đặt thành Giờ.
Dịch vụ hỗ trợ thanh toán hóa đơn trước¶
Khi các dịch vụ hỗ trợ được tính theo giá cố định, có thể tạo hóa đơn trước khi bất kỳ công việc nào được hoàn thành về vấn đề này. Trong trường hợp này, một sản phẩm dịch vụ có Chính sách lập hóa đơn được đặt thành Trả trước/Giá cố định sẽ được sử dụng, giống như :ref:`phần ở trên<helpdesk/configure-service-products> `.
Tạo đơn đặt hàng bán hàng với sản phẩm trả trước¶
Để lập hóa đơn cho khách hàng về các dịch vụ hỗ trợ trả trước, trước tiên hãy tạo một đơn đặt hàng bán hàng (SO) với sản phẩm dịch vụ hỗ trợ. Để thực hiện việc này, hãy vào . Sau đó, nhấp vào Mới để hiển thị biểu mẫu báo giá trống.
Sau đó, điền thông tin khách hàng vào mẫu báo giá.
Đi đến tab Order Lines của báo giá và nhấp vào Add a Product. Sau đó, chọn prepaid services product đã cấu hình ở các bước trên. Cập nhật trường Quantity với số giờ.
Sau khi cập nhật bất kỳ thông tin cần thiết nào khác, Xác nhận báo giá. Thao tác này chuyển đổi báo giá thành SO.
Tạo và gửi hóa đơn cho các dịch vụ trả trước¶
Sau khi SO đã được xác nhận, hãy nhấp vào nút Tạo hóa đơn. Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn.
Nếu không thu được khoản thanh toán trước, loại Tạo hóa đơn có thể vẫn là Hóa đơn thông thường. Nếu thu được khoản thanh toán trước <../../../sales/sales/invoicing/down_payment>, hãy chọn giữa Khoản thanh toán trước (phần trăm) hoặc Khoản thanh toán trước (số tiền cố định).
Khi đã nhập đầy đủ thông tin cần thiết, hãy nhấp vào Tạo bản nháp hóa đơn.
Sau đó, hóa đơn có thể được gửi cho khách hàng để thanh toán.
Tạo phiếu yêu cầu trợ giúp cho các dịch vụ trả trước¶
Để tạo phiếu Helpdesk cho các dịch vụ trả trước, hãy điều hướng đến và nhấp vào nút Tickets để hiển thị đường ống của nhóm cụ thể. Nhấp vào New để tạo phiếu mới.
Trên mẫu phiếu trống, hãy tạo một phiếu Tiêu đề và nhập thông tin Khách hàng.
Khi tên khách hàng được thêm vào, trường Mặt hàng đơn đặt hàng sẽ tự động điền mặt hàng đơn đặt hàng trả trước gần đây nhất còn thời gian.
Theo dõi giờ trên phiếu trợ giúp¶
Thời gian dành cho việc xử lý phiếu Helpdesk được theo dõi trên tab Timesheets trên phiếu cụ thể.
Trên biểu mẫu chi tiết vé, nhấp vào tab Bảng chấm công và nhấp vào Thêm một dòng. Chọn Nhân viên, thêm Mô tả của nhiệm vụ và nhập số Giờ đã sử dụng.
Khi các dòng mới được thêm vào tab Bảng chấm công, trường Số giờ còn lại trên SO ở góc dưới bên phải của tab sẽ tự động được cập nhật.
Ghi chú
Nếu số giờ trên tab Bảng chấm công vượt quá số giờ đã bán, thì Số giờ còn lại của SO sẽ chuyển sang màu đỏ.
Khi số giờ được thêm vào tab Bảng chấm công, chúng cũng sẽ tự động được cập nhật trong trường Đã giao trên SO.
Dịch vụ hỗ trợ thanh toán sau hóa đơn¶
Khi các dịch vụ hỗ trợ được lập hóa đơn dựa trên lượng thời gian dành cho một vấn đề, hóa đơn không thể được tạo trước khi tổng số giờ cần thiết để giải quyết vấn đề được nhập vào bảng chấm công. Trong trường hợp này, một sản phẩm dịch vụ có Chính sách lập hóa đơn được đặt thành Dựa trên bảng chấm công sẽ được sử dụng, giống như sản phẩm được tạo trong :ref:`phần trên<helpdesk/configure-service-products> `.
Tạo đơn đặt hàng bán hàng với sản phẩm được theo dõi theo thời gian¶
Để lập hóa đơn cho khách hàng về các dịch vụ hỗ trợ trả sau, trước tiên hãy tạo một đơn đặt hàng bán hàng (SO) với sản phẩm dịch vụ hỗ trợ. Để thực hiện việc này, hãy vào . Sau đó, nhấp vào Mới để hiển thị biểu mẫu báo giá trống.
Điền thông tin khách hàng vào báo giá.
Trên tab Order Lines, nhấp vào Add a Product. Chọn sản phẩm dịch vụ trả sau được cấu hình theo các bước trên. Sau khi cập nhật bất kỳ thông tin cần thiết nào khác, Confirm báo giá.
Quan trọng
Không giống như báo giá dịch vụ trả trước, Odoo không cho phép tạo hóa đơn tại thời điểm này. Đó là vì không có dịch vụ nào được thực hiện; nói cách khác, không có gì được giao, do đó, không có gì để lập hóa đơn.
Tạo phiếu yêu cầu trợ giúp cho các dịch vụ theo dõi thời gian¶
Để ghi lại mục nhập Bảng chấm công cho các dịch vụ theo dõi thời gian, hãy vào ứng dụng và chọn nhóm phù hợp mà các dịch vụ này áp dụng.
Nếu đã có phiếu hiện có cho vấn đề này, hãy chọn phiếu đó từ chế độ xem Kanban. Thao tác này sẽ mở biểu mẫu chi tiết phiếu. Nếu không có phiếu hiện có nào cho vấn đề của khách hàng này, hãy nhấp vào New để tạo phiếu mới và nhập thông tin khách hàng cần thiết vào biểu mẫu chi tiết phiếu trống.
Sau khi chọn hoặc tạo một phiếu, hãy đi đến menu thả xuống Sales Order Item. Chọn SO đã tạo ở bước trước.
Theo dõi giờ hỗ trợ trên một phiếu¶
Để tạo hóa đơn cho một sản phẩm dựa trên bảng chấm công, giờ làm việc cần được theo dõi và ghi lại. Tại thời điểm này, dịch vụ được coi là đã giao. Để ghi lại giờ làm việc cho dịch vụ hỗ trợ này, hãy nhấp vào tab Bảng chấm công của phiếu.
Nhấp vào Thêm một dòng để ghi lại mục nhập mới. Chọn Nhân viên từ menu thả xuống và ghi lại thời gian đã sử dụng trong cột Giờ đã sử dụng.
Lặp lại các bước này nếu cần cho đến khi ghi lại toàn bộ thời gian dành cho các vấn đề.
Tạo hóa đơn cho số giờ được theo dõi trên vé¶
Sau khi vấn đề của khách hàng đã được giải quyết và xác định không cần phải tạo thêm mục chấm công mới, hóa đơn có thể được tạo và xuất hóa đơn cho khách hàng.
Để thực hiện việc này, hãy quay lại SO bằng cách nhấp vào nút thông minh Đơn đặt hàng ở đầu phiếu.
Trước khi tạo hóa đơn, hãy xác nhận rằng số trong cột Đã giao khớp với tổng số Giờ đã sử dụng được liệt kê trong tab Bảng chấm công trên phiếu.
Sau đó, nhấp vào Create Invoice. Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ bật lên Create invoice(s).
Nếu không thu được khoản thanh toán trước, loại Tạo hóa đơn có thể vẫn là Hóa đơn thông thường. Nếu thu được khoản thanh toán trước, hãy chọn giữa Thanh toán trước (phần trăm) hoặc Thanh toán trước (số tiền cố định).
Quan trọng
Sử dụng trường Timesheets Period nếu hóa đơn này chỉ bao gồm các bảng chấm công từ một khoảng thời gian nhất định. Nếu trường này để trống, tất cả các bảng chấm công áp dụng chưa được lập hóa đơn sẽ được bao gồm.
Khi đã nhập thông tin cần thiết, hãy nhấp vào Tạo bản nháp. Sau đó, hóa đơn có thể được xem xét, chỉnh sửa và gửi cho khách hàng để thanh toán.
Xem thêm