Hóa đơn điện tử (EDI)¶
EDI, hay trao đổi dữ liệu điện tử, là việc trao đổi giữa các công ty các tài liệu kinh doanh, chẳng hạn như đơn đặt hàng và hóa đơn, theo một định dạng chuẩn. Việc gửi tài liệu theo một chuẩn EDI đảm bảo rằng máy nhận được tin nhắn có thể diễn giải thông tin một cách chính xác. Có nhiều định dạng tệp EDI khác nhau và có sẵn tùy thuộc vào quốc gia của công ty bạn.
Tính năng EDI cho phép tự động hóa việc quản lý giữa các công ty và cũng có thể được một số chính phủ yêu cầu để kiểm soát tài chính hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý.
Việc lập hóa đơn điện tử cho các chứng từ của bạn như hóa đơn khách hàng, biên lai tín dụng hoặc hóa đơn nhà cung cấp là một trong những ứng dụng của EDI.
Odoo supports e-invoicing in many countries. Refer to the country's page for more details:
Cấu hình¶
Theo mặc định, định dạng có sẵn trong cửa sổ :ref:`send<e-invoicing/generation> ` tùy thuộc vào quốc gia của khách hàng.
Bạn có thể xác định định dạng hóa đơn điện tử cụ thể cho từng khách hàng. Để thực hiện, hãy vào , mở biểu mẫu khách hàng, vào tab Accounting và chọn định dạng phù hợp.
Hóa đơn điện tử quốc gia¶
Tùy thuộc vào quốc gia của công ty bạn (ví dụ: Ý <../../fiscal_localizations/italy>, Tây Ban Nha <../../fiscal_localizations/spain>, Mexico <../../fiscal_localizations/mexico>, v.v.), bạn có thể được yêu cầu phát hành chứng từ hóa đơn điện tử theo định dạng cụ thể cho tất cả các hóa đơn của mình. Trong trường hợp này, bạn có thể xác định định dạng hóa đơn điện tử mặc định cho nhật ký bán hàng của mình.
Để thực hiện, hãy vào , mở nhật ký bán hàng của bạn, vào tab Cài đặt nâng cao và bật các định dạng bạn cần cho nhật ký này.
Tạo hoá đơn điện tử¶
Từ hóa đơn đã xác nhận, nhấp vào Gửi amp; In để mở cửa sổ gửi. Kiểm tra tùy chọn hóa đơn điện tử để tạo và đính kèm tệp hóa đơn điện tử.
Peppol¶
`Peppol<https://peppol.org/about/> `_ mạng đảm bảo việc trao đổi tài liệu và thông tin giữa các doanh nghiệp và các cơ quan chính phủ. Nó chủ yếu được sử dụng để lập hóa đơn điện tử và các điểm truy cập của nó (các đầu nối đến mạng Peppol) cho phép các doanh nghiệp trao đổi tài liệu điện tử.
Odoo là điểm truy cập và là SMP, cho phép thực hiện giao dịch lập hóa đơn điện tử mà không cần phải gửi hóa đơn qua email hoặc bưu điện.
Nếu chưa thực hiện, install<general/install> ` mô-đun :guilabel:`Peppol (account_peppol).
Quan trọng
Đăng ký Peppol miễn phí và có sẵn trong Cộng đồng Odoo
Bạn có thể gửi Hóa đơn khách hàng và Phiếu tín dụng và nhận Hóa đơn nhà cung cấp và Hoàn tiền qua Peppol.
Bạn có thể gửi và nhận ở một trong các định dạng tài liệu được hỗ trợ sau: BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS, NLCIUS.
- Các quốc gia sau đây đủ điều kiện để đăng ký Peppol trong Odoo:Andorra, Albania, Áo, Bosnia và Herzegovina, Bỉ, Bulgaria, Thụy Sĩ, Síp, Cộng hòa Séc, Đức, Đan Mạch, Estonia, Tây Ban Nha, Phần Lan, Pháp, Vương quốc Anh, Hy Lạp, Croatia, Hungary, Ireland, Iceland, Ý, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg, Latvia, Monaco, Montenegro, Bắc Macedonia, Malta, Hà Lan, Na Uy, Ba Lan, Bồ Đào Nha, Romania, Serbia, Thụy Điển, Slovenia, Slovakia, San Marino, Thổ Nhĩ Kỳ, Tòa thánh (Thành phố Vatican)
Đăng ký¶
Đi tới . Nếu bạn chưa cài đặt mô-đun Peppol, trước tiên hãy tích vào ô Enable PEPPOL rồi lưu thủ công. Nhấp vào Start sending via Peppol để mở biểu mẫu đăng ký.
Ghi chú
Biểu mẫu đăng ký này cũng sẽ bật lên nếu bạn chọn Gửi amp; In hóa đơn qua Peppol mà không hoàn tất quá trình đăng ký.
Bạn có thể đăng ký làm người gửi hoặc người nhận. Người gửi chỉ có thể gửi hóa đơn và ghi chú tín dụng trên Odoo qua Peppol, mà không bao giờ đăng ký làm người tham gia Peppol trên Odoo SMP. Nếu bạn có đăng ký Peppol hiện có ở nơi khác mà bạn muốn giữ lại, nhưng muốn gửi hóa đơn từ cơ sở dữ liệu Odoo của mình và nhận các tài liệu khác trong phần mềm khác, hãy đăng ký làm người gửi.
Mẹo
Bạn luôn có thể đăng ký làm người gửi trước rồi đăng ký nhận tài liệu sau.
Khi đăng ký, bạn có thể chỉ định xem bạn có muốn nhận tài liệu hay không.
Điền thông tin sau:
Đánh dấu vào hộp người nhận nếu bạn muốn đăng ký trên Odoo SMP. Nếu bạn đang di chuyển từ một nhà cung cấp dịch vụ khác, hãy chèn Migration key từ nhà cung cấp trước đó (trường này sẽ hiển thị sau khi bạn đánh dấu vào hộp kiểm).
E-Address Scheme: Chương trình Địa chỉ Điện tử Peppol thường phụ thuộc vào quốc gia của công ty bạn. Odoo thường điền trước mã EAS được sử dụng phổ biến nhất ở quốc gia của bạn. Ví dụ, mã EAS được ưa chuộng nhất đối với hầu hết các công ty ở Bỉ là
0208.Điểm cuối: đây thường là số Đăng ký công ty hoặc số VAT.
Điện thoại: số điện thoại bao gồm mã quốc gia (ví dụ:
+32ở Bỉ).Email: đây là email Odoo có thể sử dụng để liên hệ với bạn về việc đăng ký Peppol của bạn.
Nếu bạn muốn khám phá hoặc dùng thử Peppol, bạn có thể chọn đăng ký ở chế độ Demo. Nếu không, hãy chọn Live.
Mẹo
Chọn Demo mô phỏng mọi thứ trong Odoo. Không có xác minh gửi, nhận hoặc đối tác.
Chỉ dành cho người dùng nâng cao, có thể chạy thử nghiệm trên mạng thử nghiệm của Peppol. Máy chủ cho phép đăng ký trên Peppol và gửi/nhận hóa đơn thử nghiệm đến/từ những người tham gia khác. Để thực hiện, hãy bật Chế độ nhà phát triển (chế độ gỡ lỗi), mở ứng dụng Settings, đi tới và tìm kiếm
account_peppol.edi.mode. Nhấp vào tham số và thay đổi Value thànhtest. Quay lại menu thiết lập Peppol trong ứng dụng Settings. Tùy chọn Test hiện đã khả dụng.
Xem thêm
`Peppol EAS - Ủy ban Châu Âu<https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/wikis/display/DIGITAL/Code+lists/> `_
`Peppol Endpoint - Danh sách mã OpenPeppol eDEC<https://docs.peppol.eu/edelivery/codelists/> `_ (mở "Các chương trình nhận dạng người tham gia" dưới dạng trang HTML)
Khi thiết lập, hãy yêu cầu gửi mã xác minh cho bạn bằng cách nhấp vào Gửi mã đăng ký qua SMS. Một tin nhắn văn bản có chứa mã sẽ được gửi đến số điện thoại đã cung cấp để hoàn tất quy trình xác minh.
Sau khi bạn nhập mã và nhấp vào Đăng ký, trạng thái người tham gia Peppol của bạn sẽ được cập nhật. Nếu bạn chọn chỉ gửi tài liệu, thì trạng thái sẽ thay đổi thành Có thể gửi nhưng không nhận. Nếu bạn chọn nhận cả tài liệu, thì trạng thái sẽ thay đổi thành Có thể gửi, đang chờ đăng ký để nhận. Trong trường hợp đó, trạng thái sẽ tự động được kích hoạt trong vòng một ngày.
Sau đó, đặt nhật ký mặc định để nhận hóa đơn nhà cung cấp trong Nhật ký hóa đơn đến.
Mẹo
Để kích hoạt thủ công cron kiểm tra trạng thái đăng ký, hãy bật Chế độ nhà phát triển (chế độ gỡ lỗi), sau đó đi tới và tìm kiếm hành động PEPPOL: update attendence status.
Trạng thái đơn đăng ký người nhận của bạn sẽ được cập nhật ngay sau khi bạn đăng ký trên mạng Peppol.
Tất cả hóa đơn và chứng từ nhà cung cấp hiện có thể được gửi trực tiếp bằng mạng lưới Peppol.
Quan trọng
Để cập nhật email mà Odoo có thể sử dụng để liên hệ với bạn, hãy sửa đổi email và nhấp vào Cập nhật thông tin liên hệ.
Cấu hình dịch vụ Peppol¶
Sau khi bạn đã đăng ký trên Odoo SMP, nút Cấu hình Peppol Services sẽ hiển thị để cho phép bạn bật hoặc tắt các định dạng tài liệu mà những người tham gia khác có thể gửi cho bạn qua Peppol. Theo mặc định, tất cả các định dạng tài liệu được Odoo hỗ trợ đều được bật (tùy thuộc vào các mô-đun đã cài đặt).
Xác minh liên lạc¶
Trước khi gửi hóa đơn cho một liên hệ sử dụng mạng lưới Peppol, cần phải xác minh rằng họ cũng đã đăng ký là người tham gia Peppol.
Để thực hiện, hãy vào và mở biểu mẫu của khách hàng. Sau đó, hãy vào , chọn đúng định dạng và đảm bảo rằng Peppol EAS code và Endpoint của họ đã được điền đầy đủ. Sau đó, nhấp vào Verify. Nếu liên hệ tồn tại trên mạng, thì tính hợp lệ của điểm cuối Peppol của họ được đặt thành Valid.
Quan trọng
Mặc dù Odoo điền trước cả mã EAS và số Điểm cuối dựa trên thông tin có sẵn của liên hệ, nhưng tốt hơn hết là bạn nên xác nhận trực tiếp những thông tin chi tiết này với liên hệ.
Có thể xác minh trạng thái người tham gia Peppol của nhiều khách hàng cùng một lúc. Để thực hiện, hãy vào và chuyển sang chế độ xem danh sách. Chọn khách hàng bạn muốn xác minh rồi nhấp vào .
Nếu người tham gia đã đăng ký trên mạng Peppol nhưng không thể nhận được định dạng mà bạn đã chọn cho họ, nhãn Tính hợp lệ của điểm cuối Peppol sẽ thay đổi thành Không thể nhận được định dạng này.
Gửi hóa đơn¶
Khi đã sẵn sàng gửi hóa đơn qua mạng Peppol, chỉ cần nhấp vào Gửi amp; In trên biểu mẫu hóa đơn. Để xếp hàng nhiều hóa đơn, hãy chọn chúng trong chế độ xem danh sách và nhấp vào ; chúng sẽ được gửi theo đợt sau đó. Cả hai hộp kiểm BIS Billing 3.0 và Gửi qua PEPPOL đều cần được đánh dấu.
Các hóa đơn đã đăng có thể gửi qua Peppol được đánh dấu là Peppol Ready. Để hiển thị chúng, hãy sử dụng bộ lọc Peppol Ready hoặc truy cập bảng điều khiển Kế toán và nhấp vào Peppol ready invoices trên nhật ký bán hàng tương ứng.
Sau khi hóa đơn được gửi qua Peppol, trạng thái sẽ được thay đổi thành Đang xử lý. Trạng thái sẽ được thay đổi thành Xong sau khi chúng được chuyển thành công đến Điểm truy cập của người liên hệ.
Mẹo
Theo mặc định, cột trạng thái Peppol bị ẩn trên chế độ xem danh sách Hóa đơn. Bạn có thể chọn hiển thị cột này bằng cách chọn cột này từ các cột tùy chọn, có thể truy cập từ góc trên bên phải của chế độ xem danh sách Hóa đơn.
Một cron chạy thường xuyên để kiểm tra trạng thái của các hóa đơn này. Có thể kiểm tra trạng thái trước khi cron chạy bằng cách nhấp vào Fetch Peppol invoice status trong nhật ký bán hàng tương ứng trên bảng điều khiển Kế toán.
Nhận hóa đơn của nhà cung cấp¶
Mỗi ngày một lần, cron sẽ kiểm tra xem có tài liệu mới nào được gửi cho bạn qua mạng Peppol không. Các tài liệu này được nhập và các hóa đơn nhà cung cấp tương ứng được tự động tạo dưới dạng bản nháp.
Nếu bạn muốn lấy các tài liệu Peppol đến trước khi cron chạy, bạn có thể thực hiện từ bảng điều khiển Kế toán trên nhật ký mua hàng Peppol chính mà bạn thiết lập trong cài đặt. Chỉ cần nhấp vào Lấy từ Peppol.
