Phiếu lương

Phiếu lương do chính nhân viên hoặc quản lý của họ tạo ra và được nhân viên có thẩm quyền (thường là quản lý) chấp thuận. Sau đó, khi phiếu lương được chấp thuận, nhân viên sẽ được cấp phiếu lương và được trả bằng séc hoặc chuyển khoản trực tiếp, tùy thuộc vào cách cấu hình hồ sơ nhân viên của họ.

Tiêu đề thả xuống Payslips của ứng dụng Payroll bao gồm ba phần: To Pay, All Payslips và Batches.

Ba phần này cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để tạo phiếu lương cho nhân viên, bao gồm phiếu lương cá nhân, phiếu lương nhóm hoặc phiếu lương hoa hồng.

Cần thanh toán

Nhấp vào Ứng dụng bảng lương --gt; Phiếu lương --gt; Phải trả để xem các phiếu lương cần trả. Trên trang này, Odoo hiển thị các phiếu lương chưa được tạo và có thể được tạo từ bảng điều khiển này.

Mỗi phiếu lương liệt kê số Tham chiếu cho từng phiếu lương, tên Nhân viên, tên Tên lô, công ty Tiền lương cơ bản, tiền lương gộp`, tiền lương ròng` và trạng thái của phiếu lương.

Nhấp vào mục nhập phiếu lương riêng lẻ để xem thông tin chi tiết về phiếu lương đó.

Tạo phiếu lương mới

Có thể tạo một phiếu lương mới từ :ref:`Phiếu lương cần thanh toán<payroll/to-pay> ` trang hoặc :ref:`Phiếu lương của nhân viên<payroll/all-payslips> ` trang.

Tạo phiếu lương mới bằng cách nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái.

Một biểu mẫu phiếu lương trống sẽ được tải lên, trong đó bạn có thể nhập thông tin phiếu lương cần thiết.

Biểu mẫu phiếu lương

Trên mẫu phiếu lương trống, có một số trường bắt buộc. Hầu hết các trường bắt buộc sẽ tự động điền sau khi chọn nhân viên.

Điền thông tin sau vào mẫu phiếu lương:

• Nhân viên: nhập tên nhân viên hoặc chọn nhân viên mong muốn từ danh sách thả xuống trong trường này. Trường này bắt buộc.

  Ghi chú

  Khuyến cáo chỉ tạo phiếu lương cho những nhân viên đã có trong cơ sở dữ liệu. Nếu không có hồ sơ nhân viên hiện tại (và do đó không có hợp đồng nhân viên), khuyến cáo nên tạo nhân viên mới trong ứng dụng Nhân viên trước khi tạo phiếu lương cho nhân viên đó. Tham khảo tài liệu new employee &lt;../employees/new_employee&gt; để biết hướng dẫn về cách thêm nhân viên.

• Period: ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của tháng hiện tại tự động điền vào các trường Period theo mặc định. Có thể thay đổi ngày nếu muốn.

  Để thay đổi ngày bắt đầu, hãy nhấp vào ngày đầu tiên trong trường Period để hiển thị lịch bật lên. Trên lịch này, hãy sử dụng các biểu tượng lt; (nhỏ hơn) và gt; (lớn hơn) để chọn tháng mong muốn. Sau đó, nhấp vào ngày mong muốn để chọn ngày cụ thể đó.

  Lặp lại quy trình này để sửa đổi ngày kết thúc của phiếu lương. Các trường này là bắt buộc.

• Contract: sử dụng menu thả xuống, chọn hợp đồng mong muốn cho nhân viên. Chỉ các hợp đồng tương ứng có sẵn cho nhân viên đã chọn mới xuất hiện dưới dạng tùy chọn. Trường này bắt buộc.

• Batch: sử dụng menu thả xuống trong trường này, chọn lô phiếu lương mà phiếu lương mới này sẽ được thêm vào.

• Structure: sử dụng menu thả xuống, chọn loại cấu trúc lương. Chỉ các cấu trúc tương ứng liên quan đến hợp đồng đã chọn cho nhân viên mới xuất hiện dưới dạng tùy chọn.

  Nếu chưa chọn nhân viên và/hoặc hợp đồng nào, tất cả Structures khả dụng sẽ xuất hiện trong danh sách. Sau khi chọn một nhân viên và/hoặc hợp đồng, bất kỳ Structures nào không khả dụng cho nhân viên và/hoặc hợp đồng đó sẽ không xuất hiện. Trường này bắt buộc.

Ghi chú

Thông thường, sau khi thực hiện lựa chọn trong trường Employee, Odoo sẽ tự động điền tất cả các trường bắt buộc khác (bên cạnh trường Period), nhưng chỉ nếu thông tin đó đã có trong biểu mẫu của nhân viên đó trong ứng dụng Employees.

Quan trọng

Nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với các trường tự động điền, bạn nên kiểm tra với phòng kế toán để đảm bảo mọi mục nhập ảnh hưởng đến ứng dụng Kế toán đều chính xác.

Tab ngày làm việc &amp; đầu vào

• Ngày làm việc: các mục nhập trong Ngày làm việc (bao gồm Loại, Mô tả, Số ngày, Số giờ và Số tiền) được tự động điền, dựa trên những gì đã nhập vào các trường Kỳ hạn, Hợp đồng và Cấu trúc của biểu mẫu phiếu lương.

• Đầu vào khác: các đầu vào bổ sung ảnh hưởng đến phiếu lương có thể được nhập vào phần này, chẳng hạn như khấu trừ, hoàn trả và chi phí.

  Nhấp vào Thêm một dòng để tạo mục trong phần Đầu vào khác.

  Sử dụng menu thả xuống trong cột Type, chọn Type cho đầu vào. Tiếp theo, nhập Description, nếu muốn. Cuối cùng, nhập số lượng vào trường Count.

Tab tính lương

• Tính lương: tab Tính lương được tự động điền sau khi nhấp vào nút Tính bảng. Khi đó, tiền lương, khấu trừ, thuế, v.v. sẽ được hiển thị cho mục nhập.

• Có số tiền ròng âm để báo cáo: nhấp vào hộp kiểm nếu nhân viên có số tiền ròng âm cho phiếu lương này. Điều này chỉ xuất hiện nếu phiếu lương của nhân viên có số dư âm.

Tab thông tin khác

• Tên phiếu lương: nhập tên cho phiếu lương vào trường này. Tên phải ngắn gọn và mô tả, chẳng hạn như (Tên nhân viên) Tháng 4 năm 2023. Trường này là bắt buộc.

• Công ty: chọn công ty mà phiếu lương áp dụng bằng cách sử dụng menu thả xuống trong trường này. Trường này là bắt buộc.

• Ngày đóng: nhập ngày thanh toán cho nhân viên vào trường này.

  Nhấp vào trường để hiển thị cửa sổ bật lên lịch. Sử dụng biểu tượng lt; gt; (nhỏ hơn/lớn hơn), điều hướng đến tháng và năm mong muốn.

  Sau đó, nhấp vào ngày mong muốn để chọn ngày đó.

• Ngày tài khoản: nhập ngày mà phiếu lương phải được ghi vào trường này.

• Salary Journal: trường này tự động điền sau khi chọn một Employee hiện có. Trường này không thể chỉnh sửa được vì nó được liên kết với ứng dụng Kế toán. Trường này là bắt buộc.

• Mục nhập kế toán: nếu có thể, trường này sẽ tự động được điền sau khi phiếu lương được xác nhận. Không thể sửa đổi trường này.

• Thêm Ghi chú Nội bộ...: bất kỳ ghi chú hoặc thông điệp tham chiếu nào cho mục nhập mới đều có thể được nhập vào trường này.

Xử lý phiếu lương mới

Khi tất cả thông tin cần thiết trên phiếu lương được nhập, hãy nhấp vào nút Tính toán bảng tính. Khi thực hiện như vậy, tất cả thông tin trên phiếu lương được lưu và tab Tính toán lương sẽ tự động điền, dựa trên thông tin trên hợp đồng hoặc hồ sơ chấm công của nhân viên.

Nếu cần thực hiện bất kỳ sửa đổi nào, trước tiên hãy nhấp vào nút Hủy, sau đó nhấp vào nút Đặt thành Bản nháp. Thực hiện bất kỳ thay đổi nào mong muốn, sau đó nhấp vào nút Tính toán Bảng một lần nữa và các thay đổi sẽ được phản ánh trong các tab Ngày làm việc và Tính toán lương.

Khi mọi thông tin trên mẫu phiếu lương đã chính xác, hãy nhấp vào nút Tạo mục nhập nháp để tạo phiếu lương.

Sau đó, một cửa sổ xác nhận bật lên sẽ xuất hiện, hỏi :guilabel: Bạn có chắc chắn muốn tiếp tục không?. Nhấp vào :guilabel: OK để xác nhận.

Cuộc trò chuyện sẽ tự động cập nhật để hiển thị email đã gửi cho nhân viên, cùng với bản sao PDF của phiếu lương.

Ghi chú

Có thể cần phải làm mới cơ sở dữ liệu để hiển thị phiếu lương và email.

Để in phiếu lương, hãy nhấp vào nút In. Để hủy phiếu lương, hãy nhấp vào nút Hủy.

Tiếp theo, khoản thanh toán phải được gửi đến nhân viên. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Đăng ký thanh toán. Làm như vậy sẽ hiển thị một biểu mẫu bật lên, trong đó Nhật ký ngân hàng mong muốn mà khoản thanh toán sẽ được thực hiện phải được chọn từ menu thả xuống. Sau đó, nhấp vào nút Xác nhận để xác nhận nhật ký và quay lại phiếu lương.

Quan trọng

Để có thể thanh toán phiếu lương, nhân viên phải nhập tài khoản ngân hàng vào thông tin liên lạc của họ. Nếu không có thông tin ngân hàng, phiếu lương không thể được thanh toán và lỗi sẽ xuất hiện khi nhấp vào nút Thực hiện thanh toán. Thông tin ngân hàng có thể được tìm thấy trong :ref:`Thông tin cá nhân<employees/private-info> ` tab trên thẻ nhân viên trong ứng dụng Nhân viên. Chỉnh sửa thẻ nhân viên và thêm thông tin ngân hàng nếu thiếu.

Odoo tự động kiểm tra thông tin tài khoản ngân hàng. Nếu có lỗi với tài khoản ngân hàng được liệt kê của nhân viên, một lỗi sẽ xuất hiện trong cửa sổ bật lên, nêu rằng, Tài khoản ngân hàng của nhân viên không đáng tin cậy. Nếu lỗi này xuất hiện, hãy cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng của nhân viên trên :ref:`Biểu mẫu nhân viên<employees/private-info> `.

Nếu cần hủy hoặc hoàn lại khoản thanh toán, hãy nhấp vào nút Hủy hoặc Hoàn lại tương ứng nằm ở góc trên bên trái của màn hình.

Mẹo

Trước khi xử lý phiếu lương, cách tốt nhất là kiểm tra phần Cảnh báo của bảng điều khiển ứng dụng Bảng lương. Tại đây, tất cả các vấn đề có thể liên quan đến bảng lương sẽ xuất hiện.

Để xem cảnh báo, hãy điều hướng đến Ứng dụng tính lương --gt; Bảng điều khiển. Cảnh báo sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của bảng điều khiển.

Cảnh báo được nhóm theo loại, chẳng hạn như Nhân viên không có hợp đồng đang chạy hoặc Nhân viên không có số tài khoản ngân hàng. Nhấp vào cảnh báo để xem tất cả các mục liên quan đến vấn đề cụ thể đó.

Nếu cảnh báo không được giải quyết, tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình xử lý phiếu lương, lỗi có thể xảy ra. Lỗi xuất hiện trong cửa sổ bật lên và cung cấp thông tin chi tiết về lỗi và cách giải quyết lỗi.

Phiếu lương không thể được hoàn thành nếu có bất kỳ cảnh báo hoặc vấn đề nào liên quan đến phiếu lương.

Tất cả phiếu lương

Để xem tất cả các phiếu lương, bất kể trạng thái, hãy vào Ứng dụng bảng lương --gt; Phiếu lương --gt; Tất cả phiếu lương. Trang Phiếu lương của nhân viên sẽ tải, hiển thị tất cả các phiếu lương, được sắp xếp theo lô, trong chế độ xem danh sách lồng nhau mặc định.

Nhấp vào ▶ (mũi tên phải) bên cạnh tên lô riêng lẻ để xem tất cả các phiếu lương trong lô đó cùng với tất cả các chi tiết về phiếu lương.

Số lượng phiếu lương trong lô được viết trong dấu ngoặc đơn sau tên lô. Status cho mỗi phiếu lương riêng lẻ xuất hiện ở phía bên phải, cho biết một trong các tùy chọn trạng thái sau:

• Bản nháp: phiếu lương đã được tạo và vẫn còn thời gian để chỉnh sửa vì số tiền chưa được tính toán.

• Đang chờ: phiếu lương đã được tính toán và thông tin chi tiết về lương có thể được tìm thấy trong tab Tính lương.

• Xong: phiếu lương đã được tính toán và sẵn sàng để thanh toán.

• Đã trả tiền: nhân viên đã được trả tiền.

Nhấp vào một phiếu lương riêng lẻ để xem thông tin chi tiết về phiếu lương đó trên một trang riêng. Sử dụng menu breadcrumb, nhấp vào Phiếu lương của nhân viên để quay lại chế độ xem danh sách của tất cả các phiếu lương.

Có thể tạo phiếu lương mới từ trang Phiếu lương của nhân viên bằng cách nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái. Làm như vậy sẽ hiển thị một trang biểu mẫu phiếu lương trống riêng biệt. Trên trang biểu mẫu phiếu lương trống đó, hãy nhập tất cả thông tin cần thiết, như được mô tả trong :ref:`Tạo phiếu lương mới<payroll/new-payslip> ` phần.

Để in các phiên bản PDF của phiếu lương từ các trang Phiếu lương cần trả hoặc Phiếu lương của nhân viên, trước tiên hãy chọn các phiếu lương mong muốn bằng cách nhấp vào hộp kiểm riêng lẻ ở bên trái của mỗi phiếu lương cần in. Hoặc, nhấp vào hộp kiểm ở bên trái của tiêu đề cột Tham chiếu, hộp này sẽ chọn tất cả các phiếu lương hiển thị trên trang. Sau đó, nhấp vào nút In để in các phiếu lương.

Phiếu lương cũng có thể được xuất sang bảng tính Excel. Để xuất tất cả phiếu lương, hãy nhấp vào biểu tượng ⚙️ (bánh răng) ở cuối các từ Phiếu lương của nhân viên ở góc trên bên trái. Thao tác này sẽ hiển thị menu thả xuống. Nhấp vào Xuất tất cả để xuất tất cả phiếu lương sang bảng tính.

Để chỉ xuất các phiếu lương đã chọn, trước tiên hãy chọn các phiếu lương cần xuất từ danh sách. Sau đó, nhấp vào hộp kiểm bên trái của từng phiếu lương để chọn. Khi chọn các phiếu lương, một nút thông minh sẽ xuất hiện ở giữa trên cùng của trang, cho biết số lượng phiếu lương đã chọn. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ⚙️ (bánh răng) Hành động ở giữa trên cùng của trang và nhấp vào Xuất.

Ghi chú

Cả mục Phải trả và Tất cả phiếu lương đều hiển thị tất cả thông tin chi tiết cho mỗi phiếu lương.

Loạt

Để xem phiếu lương theo đợt, hãy điều hướng đến Ứng dụng bảng lương --gt; Phiếu lương --gt; Lô để hiển thị tất cả các đợt phiếu lương đã được tạo. Theo mặc định, các đợt phiếu lương này được hiển thị ở chế độ xem danh sách.

Mỗi lô sẽ hiển thị các ngày Tên, Ngày từ và Ngày đến, Trạng thái, số phiếu lương trong lô (Số lượng phiếu lương) và Công ty.

Tạo một lô mới

Để tạo một đợt phiếu lương mới từ trang Payslips Batches (Payroll app --gt; Payslips --gt; Batches), hãy nhấp vào nút New ở góc trên bên trái. Làm như vậy sẽ hiển thị một biểu mẫu đợt phiếu lương trống trên một trang riêng.

Trên biểu mẫu phiếu lương mới, hãy nhập Tên lô.

Tiếp theo, chọn phạm vi ngày mà lô áp dụng. Nhấp vào một trong các trường Period và cửa sổ bật lên lịch sẽ xuất hiện. Từ cửa sổ bật lên lịch này, điều hướng đến tháng chính xác và nhấp vào ngày tương ứng cho cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc của lô.

Công ty hiện tại điền vào trường Company. Nếu hoạt động trong môi trường nhiều công ty, không thể sửa đổi Company từ biểu mẫu. Lô phải được tạo trong khi ở trong cơ sở dữ liệu cho công ty mong muốn.

Xử lý một lô

Nhấp vào một lô riêng lẻ để xem thông tin chi tiết về lô đó trên một trang riêng. Trên trang thông tin chi tiết lô này, các tùy chọn (nút) khác nhau sẽ xuất hiện ở trên cùng, tùy thuộc vào trạng thái của lô:

• New trạng thái: các lô không có bất kỳ phiếu lương nào được thêm vào có trạng thái là New. Các tùy chọn nút sau đây xuất hiện cho các lô này:

  

  • Thêm Phiếu lương: nhấp vào nút Thêm Phiếu lương để thêm phiếu lương vào lô, và cửa sổ bật lên Thêm Phiếu lương sẽ xuất hiện. Chỉ những phiếu lương có thể thêm vào lô (phiếu lương hiện không phải là một phần của lô) mới xuất hiện trong danh sách.

    Chọn phiếu lương mong muốn bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên trái của mỗi tên phiếu lương, sau đó nhấp vào nút Chọn để thêm chúng vào lô. Sau khi chọn và thêm phiếu lương vào lô, trạng thái sẽ thay đổi thành Đã xác nhận.

  • Tạo phiếu lương: sau khi phiếu lương đã được thêm vào lô, hãy nhấp vào nút Tạo phiếu lương để xử lý phiếu lương và tạo từng phiếu lương trong cơ sở dữ liệu.

    Cửa sổ bật lên Tạo phiếu lương xuất hiện. Nếu chỉ muốn tạo phiếu lương cho Cấu trúc lương và/hoặc Phòng ban cụ thể, hãy chọn chúng từ menu thả xuống tương ứng. Nếu không có lựa chọn nào được thực hiện, thì tất cả các phiếu lương được liệt kê trong cửa sổ bật lên sẽ được xử lý như bình thường.

    Nhấp vào nút Tạo để tạo phiếu lương. Nút Tạo phiếu lương sẽ chuyển thành nút Tạo mục nhập bản nháp và trạng thái sẽ chuyển thành Đã xác nhận.

• Confirmed trạng thái: các lô đã được tạo và có phiếu lương trong đó, nhưng phiếu lương chưa được xử lý, có trạng thái là Confirmed. Hai tùy chọn nút sau đây xuất hiện cho các lô này:

  

  • Tạo mục nhập nháp: nhấp vào nút Tạo mục nhập nháp để xác nhận từng phiếu lương (và lô), và tạo bản nháp của các phiếu lương. Lô lương hiện có trạng thái là Xong.

  • Đặt thành Bản nháp: nếu tại bất kỳ thời điểm nào lô cần được hoàn nguyên về trạng thái Mới, hãy nhấp vào nút Đặt thành Bản nháp. Hành động này không xóa bất kỳ phiếu lương nào đã được thêm vào lô.

• Đã hoàn thành trạng thái: các lô có phiếu lương đã xác nhận có trạng thái là Đã hoàn thành. Các tùy chọn nút sau đây xuất hiện cho các lô này:

  

  • Tạo báo cáo thanh toán: nhấp vào nút Tạo báo cáo thanh toán và cửa sổ bật lên Chọn nhật ký ngân hàng sẽ xuất hiện. Chọn nhật ký ngân hàng chính xác từ menu thả xuống.

    Tên lô xuất hiện trong trường Tên tệp, nhưng có thể sửa đổi nếu muốn. Cuối cùng, nhấp vào Xác nhận để xử lý phiếu lương và trả tiền cho nhân viên.

  • Đánh dấu là đã thanh toán: sau khi thanh toán được tạo thông qua nút Tạo báo cáo thanh toán, phiếu lương cần được đánh dấu là đã thanh toán trong cơ sở dữ liệu.

    Nhấp vào nút Đánh dấu là đã thanh toán và trạng thái của lô hàng sẽ thay đổi thành Đã thanh toán.

  • Đặt thành Bản nháp: nếu tại bất kỳ thời điểm nào lô cần được hoàn nguyên về trạng thái Mới, hãy nhấp vào nút Đặt thành Bản nháp. Hành động này không xóa bất kỳ phiếu lương nào đã được thêm vào lô.

• Đã thanh toán trạng thái: các lô đã hoàn thành có trạng thái là Đã thanh toán. Không có tùy chọn nút nào khác xuất hiện cho trạng thái này.

  

Trên trang chi tiết lô, các phiếu lương riêng lẻ trong lô có thể truy cập được thông qua nút thông minh Payslips, nằm ở phía trên thông tin lô, ở giữa. Nhấp vào nút thông minh Payslips để xem danh sách tất cả các phiếu lương riêng lẻ.

Sử dụng menu breadcrumb để quay lại trang chi tiết từng lô hoặc quay lại danh sách tất cả các lô.

Tạo phiếu lương bảo lãnh

Hoa hồng được trả cho nhân viên trong Odoo bằng cách sử dụng phiếu lương theo lệnh.

Phiếu lương có thể được tạo trực tiếp từ trang Phiếu lương theo đợt (Ứng dụng bảng lương --gt; Phiếu lương --gt; Đợt).

Đầu tiên, hãy chọn các lô mong muốn bằng cách nhấp vào hộp bên trái của mỗi lô mà phiếu lương hoa hồng cần được tạo. Tiếp theo, nhấp vào nút Tạo phiếu lương lệnh ở đầu trang.

Khi thực hiện thao tác này, một cửa sổ bật lên Tạo phiếu lương theo lệnh sẽ xuất hiện, trong đó phải điền thông tin cần thiết.

Trong cửa sổ bật lên này, hãy nhấp vào menu thả xuống, nằm bên cạnh trường Period, để hiển thị cửa sổ bật lên lịch. Trên các cửa sổ bật lên lịch này, hãy chọn khoảng thời gian mong muốn để tạo phiếu lương. Sử dụng biểu tượng mũi tên lt; (trái) và gt; (phải), điều hướng đến tháng chính xác và nhấp vào ngày để chọn tháng đó.

Trong trường Phòng ban, hãy chọn phòng ban mong muốn từ menu thả xuống.

Khi chọn một phòng ban, các nhân viên được liệt kê trong phòng ban đó sẽ xuất hiện trong phần Nhân viên.

Trong phần Nhân viên, nhập Số tiền hoa hồng cho mỗi nhân viên ở cột ngoài cùng bên phải. Để xóa một nhân viên, hãy nhấp vào biểu tượng 🗑️ (thùng rác) để xóa dòng đó.

Thêm mục nhập mới bằng cách nhấp vào Thêm dòng, rồi nhập Nhân viên và Số tiền hoa hồng thích hợp.

Nhấp vào nút Tải tệp lên để thêm tệp nếu cần. Chấp nhận bất kỳ loại tệp nào.

Sau khi nhập đúng tất cả các khoản hoa hồng, hãy nhấp vào nút Tạo phiếu lương để tạo phiếu lương bảo lãnh theo đợt.

:ref:`Xử lý lô<payroll/batch-process> ` theo cách tương tự như một lô hàng thông thường để hoàn tất quy trình thanh toán.