Hóa đơn bán hàng¶
Hóa đơn khách hàng là một tài liệu do công ty phát hành cho các sản phẩm và/hoặc dịch vụ bán cho khách hàng. Nó ghi lại các khoản phải thu khi chúng được gửi cho khách hàng. Hóa đơn khách hàng có thể bao gồm số tiền phải trả cho hàng hóa và/hoặc dịch vụ được cung cấp, thuế bán hàng áp dụng, phí vận chuyển và xử lý và các khoản phí khác. Odoo hỗ trợ nhiều quy trình lập hóa đơn và thanh toán.
Xem thêm
Từ hóa đơn dự thảo đến báo cáo lãi lỗ, quy trình bao gồm một số bước sau khi hàng hóa (hoặc dịch vụ) đã được đặt hàng/vận chuyển (hoặc cung cấp) cho khách hàng, tùy thuộc vào chính sách lập hóa đơn:
kế toán/hóa đơn/tạo
kế toán/hóa đơn/xác nhận
kế toán/hóa đơn/gửi
kế toán/hóa đơn/thanh toán và đối chiếu
kế toán/hóa đơn/theo dõi
kế toán/hóa đơn/báo cáo
Tạo hoá đơn¶
Có thể tạo hóa đơn nháp trực tiếp từ các chứng từ như lệnh bán hàng hoặc lệnh mua hàng hoặc tạo thủ công từ nhật ký Hóa đơn khách hàng trong Bảng điều khiển kế toán.
Hóa đơn phải bao gồm thông tin bắt buộc để khách hàng có thể thanh toán kịp thời cho hàng hóa và dịch vụ của họ. Đảm bảo các trường sau được điền đúng:
Khách hàng: Khi một khách hàng được chọn, Odoo sẽ tự động lấy thông tin từ hồ sơ khách hàng như địa chỉ hóa đơn, :doc:`điều khoản thanh toán ưu tiên<customer_invoices/payment_terms> `, :doc:`vị trí tài chính<taxes/fiscal_positions> `, tài khoản phải thu, v.v. vào hóa đơn. Để thay đổi các giá trị này cho hóa đơn cụ thể này, hãy chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn. Để thay đổi chúng cho các hóa đơn trong tương lai, hãy thay đổi các giá trị trên hồ sơ liên hệ.
Ngày xuất hóa đơn: Nếu không được thiết lập thủ công, trường này sẽ tự động được thiết lập là ngày hiện tại sau khi xác nhận.
Ngày đến hạn hoặc :doc:`điều khoản thanh toán<customer_invoices/payment_terms> `: Để chỉ rõ thời điểm khách hàng phải thanh toán hóa đơn.
Nhật ký: Được thiết lập tự động và có thể thay đổi nếu cần.
:doc:`Tiền tệ<get_started/multi_currency> `
Sản phẩm: Nhấp vào Thêm dòng để thêm sản phẩm.
Số lượng
Giá
:doc:`Thuế<taxes> ` (nếu có)
Mẹo
Để hiển thị tổng số tiền của hóa đơn bằng chữ, hãy vào và kích hoạt tùy chọn Tổng số tiền của hóa đơn bằng chữ.
Tab Mục Nhật ký hiển thị các mục nhập kế toán đã tạo. Thông tin hóa đơn bổ sung như Tham chiếu Khách hàng, Vị trí Tài chính<taxes/fiscal_positions> `, :doc:`Điều khoản thương mại quốc tế<customer_invoices/incoterms> `, và có thể thêm hoặc sửa đổi thêm trong tab :guilabel:`Thông tin khác.
Ghi chú
Odoo ban đầu tạo hóa đơn ở trạng thái Draft. Hóa đơn nháp không có tác động kế toán cho đến khi chúng được :ref:`xác nhận<accounting/invoice/confirmation> `.
Xem thêm
Xác nhận hóa đơn¶
Nhấp vào Xác nhận khi tài liệu hoàn tất. Trạng thái của tài liệu thay đổi thành Đã đăng và một mục nhật ký được tạo dựa trên cấu hình hóa đơn. Khi xác nhận, Odoo gán cho mỗi tài liệu một số duy nhất từ một chuỗi :ref:`đã xác định<accounting/invoice/sequence> `.
Ghi chú
Sau khi xác nhận, hóa đơn không thể được cập nhật nữa. Nhấp vào Đặt lại thành bản nháp nếu cần thay đổi.
Nếu cần, hóa đơn và các mục nhật ký khác có thể bị khóa sau khi đăng bằng cách sử dụng :ref:`Bảo mật các mục đã đăng bằng hàm băm<data-inalterability/restricted> ` tính năng.
Gửi hoá đơn¶
Để gửi hóa đơn cho khách hàng, hãy nhấp vào Gửi amp; In. Một cửa sổ bật lên Cấu hình bố cục tài liệu của bạn sẽ xuất hiện nếu bố cục hóa đơn mặc định<studio/pdf-reports/default-layout> ` chưa được tùy chỉnh. Sau đó, chọn cách gửi hóa đơn này cho khách hàng trong cửa sổ :guilabel:`Gửi.
Để gửi và in nhiều hóa đơn, hãy vào và chọn chúng. Sau đó, nhấp vào Actions menu và chọn Send amp; Print. Một biểu ngữ sẽ xuất hiện trên các hóa đơn đã chọn để chỉ ra rằng chúng là một phần của đợt gửi và in đang diễn ra. Điều này giúp ngăn chặn quá trình được kích hoạt thủ công một lần nữa, vì có thể mất một thời gian để hoàn tất đối với các đợt đặc biệt lớn.
Thanh toán và đối chiếu¶
Trong Odoo, hóa đơn được coi là Đã thanh toán khi mục nhập kế toán liên quan đã được đối chiếu với giao dịch ngân hàng tương ứng.
Xem thêm
thanh toán
Theo dõi thanh toán¶
Các hành động theo dõi của Odoo :doc:`<payments/follow_up> ` giúp các công ty theo dõi hóa đơn của khách hàng. Có thể thiết lập các hành động khác nhau để nhắc nhở khách hàng thanh toán các hóa đơn chưa thanh toán, tùy thuộc vào số tiền khách hàng quá hạn. Các hành động này được nhóm thành các cấp độ theo dõi kích hoạt khi hóa đơn quá hạn một số ngày nhất định. Nếu có nhiều hóa đơn quá hạn cho cùng một khách hàng, các hành động sẽ được thực hiện trên hóa đơn quá hạn nhất.
Trình tự¶
Trình tự mà Odoo gán cho mỗi tài liệu là một số duy nhất bao gồm một tiền tố và một số. Tiền tố kết hợp mã nhật ký và ngày nhập và được sử dụng để nhóm các mục nhập theo kỳ. Số này là duy nhất cho mỗi kỳ và được sử dụng để xác định mục nhập. Trình tự mặc định trên hóa đơn của khách hàng là INV/YYYY/số. Trong một số trường hợp cụ thể, :ref:`resequencing<accounting/invoice/resequencing> ` có thể cần phải xuất hóa đơn.
Sắp xếp lại trình tự¶
Không thể giải trình tự lại:
Khi các mục nhập được thực hiện trước ngày khóa.
Khi chuỗi dẫn tới bản sao.
Khi Ngày hóa đơn không khớp với ngày có trong số thứ tự mới, ví dụ, nếu thứ tự được thay đổi thành INV/2023/XXXXX cho một tài liệu có Ngày hóa đơn là 2024.
Để thay đổi chuỗi hóa đơn có cấu trúc INV/YYYY/MM/số, hãy thêm /MM với số tháng của Ngày hóa đơn. Odoo sẽ nhận dạng thuật ngữ "/" là một tháng và cập nhật chuỗi hóa đơn trong tương lai một cách phù hợp với tháng của Ngày hóa đơn. Ví dụ, nếu ngày hóa đơn là tháng 1, hãy thay đổi chuỗi thành INV/2024/01/XXXXX.
Trong trường hợp này, nếu Ngày hóa đơn không khớp với số thứ tự, thông báo Lỗi xác thực sẽ xuất hiện.
Ghi chú
Mọi thay đổi về trình tự đều được ghi lại trong cuộc trò chuyện để lưu giữ thông tin.
Việc thay đổi trình tự cũng ảnh hưởng đến định dạng của các trình tự hóa đơn trong tương lai.
Sắp xếp lại một hóa đơn duy nhất¶
Để sắp xếp lại hóa đơn đã xác nhận gần đây nhất, hãy nhấp vào Đặt lại thành Bản nháp, sau đó thay đổi trình tự. Hóa đơn hiện xuất hiện màu đỏ trong danh sách Hóa đơn của khách hàng.
Hóa đơn sắp xếp lại hàng loạt¶
Có thể hữu ích khi sắp xếp lại nhiều số hóa đơn. Ví dụ, khi nhập hóa đơn từ hệ thống lập hóa đơn hoặc kế toán khác và tham chiếu bắt nguồn từ phần mềm trước đó, tính liên tục cho năm hiện tại phải được duy trì mà không cần khởi động lại từ đầu.
Ghi chú
Tính năng này chỉ dành cho người dùng có quyền quản trị viên hoặc cố vấn.
Thực hiện theo các bước sau để sắp xếp lại số hóa đơn:
Từ Bảng điều khiển kế toán, mở nhật ký Hóa đơn khách hàng.
Chọn các hóa đơn cần có chuỗi mới.
Nhấp vào menu Hành động và chọn Resequence.
Trong trường Ordering, hãy chọn
Giữ nguyên thứ tự hiện tại: Thứ tự các số vẫn giữ nguyên.
Sắp xếp lại theo ngày kế toán: Số được sắp xếp lại theo ngày kế toán.
Đặt Chuỗi mới đầu tiên.
Xem trước các sửa đổi và nhấp vào Xác nhận.
Hóa đơn đầu tiên sử dụng chuỗi mới sẽ hiển thị màu đỏ trong danh sách Hóa đơn khách hàng.
Báo cáo¶
Báo cáo đối tác¶
Sổ cái đối tác¶
Báo cáo Partner Ledger hiển thị số dư của khách hàng và nhà cung cấp. Để truy cập, hãy vào .
Tuổi nợ phải thu¶
Để xem lại các hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng và ngày đáo hạn liên quan, hãy sử dụng Aged Receivable<accounting/reporting/aged-receivable> ` báo cáo. Để truy cập, hãy vào :menuselection:`Kế toán --> Báo cáo --> Phải thu quá hạn.
Tuổi nợ phải trả¶
Để xem lại các hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán và ngày đáo hạn liên quan, hãy sử dụng Aged Payable<accounting/reporting/aged-payable> ` báo cáo. Để truy cập, hãy vào :menuselection:`Kế toán --> Báo cáo --> Nợ phải trả quá hạn.
Lãi và lỗ¶
:ref:`Lợi nhuận và lỗ<accounting/reporting/profit-and-loss> `báo cáo hiển thị thông tin chi tiết về thu nhập và chi phí.
Bảng cân đối kế toán¶
:ref:`Bảng cân đối kế toán<accounting/reporting/balance-sheet> ` tóm tắt tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của công ty tại một thời điểm cụ thể.