Quy trình lập hóa đơn¶
Tùy thuộc vào doanh nghiệp và ứng dụng bạn sử dụng, có nhiều cách khác nhau để tự động tạo hóa đơn cho khách hàng trong Odoo. Thông thường, hóa đơn nháp được tạo bởi hệ thống (với thông tin đến từ các tài liệu khác như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng) và kế toán chỉ cần xác thực hóa đơn nháp và gửi hóa đơn theo đợt (qua thư thường hoặc email).
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn một trong những cách sau để tạo hóa đơn nháp:
Bán hàng¶
Đơn đặt hàng ‣ Hóa đơn¶
Ở hầu hết các công ty, nhân viên bán hàng tạo ra các báo giá trở thành lệnh bán hàng sau khi chúng được xác thực. Sau đó, các hóa đơn dự thảo được tạo dựa trên lệnh bán hàng. Bạn có các tùy chọn khác nhau như:
Xuất hóa đơn thủ công: sử dụng nút trên lệnh bán hàng để kích hoạt hóa đơn nháp
Xuất hóa đơn trước khi giao hàng: xuất hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng trước khi kích hoạt lệnh giao hàng
Hóa đơn dựa trên lệnh giao hàng: xem phần tiếp theo
Hóa đơn trước khi giao hàng thường được ứng dụng thương mại điện tử sử dụng khi khách hàng thanh toán khi đặt hàng và chúng tôi giao hàng sau đó. (trả trước)
Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, nên lập hóa đơn thủ công. Điều này cho phép nhân viên bán hàng kích hoạt hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: lập hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng, lập hóa đơn theo tỷ lệ phần trăm (trả trước), lập hóa đơn cho một số dòng, lập hóa đơn trả trước cố định.
Quá trình này áp dụng cho cả dịch vụ và sản phẩm vật lý.
Xem thêm
Đơn hàng bán ‣ Đơn hàng giao ‣ Hóa đơn¶
Các nhà bán lẻ và thương mại điện tử thường lập hóa đơn dựa trên lệnh giao hàng, thay vì lệnh bán hàng. Cách tiếp cận này phù hợp với các doanh nghiệp mà số lượng bạn giao có thể khác với số lượng đã đặt hàng: thực phẩm (hóa đơn dựa trên Kg thực tế).
Theo cách này, nếu bạn giao một phần đơn hàng, bạn chỉ lập hóa đơn cho những gì bạn thực sự giao. Nếu bạn giao hàng tồn đọng (giao một phần và phần còn lại sau), khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn, một cho mỗi đơn hàng giao hàng.
Đơn hàng thương mại điện tử ‣ Hóa đơn¶
Một đơn hàng thương mại điện tử cũng sẽ kích hoạt việc tạo đơn hàng khi đơn hàng được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép thanh toán đơn hàng bằng séc hoặc chuyển khoản, Odoo chỉ tạo đơn hàng và hóa đơn sẽ được kích hoạt khi nhận được thanh toán.
Hợp đồng¶
Hợp đồng thường xuyên ‣ Hóa đơn¶
Nếu bạn sử dụng hợp đồng, bạn có thể kích hoạt hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu đã sử dụng, chi phí hoặc các dòng dịch vụ/sản phẩm cố định. Hàng tháng, nhân viên bán hàng sẽ kích hoạt hóa đơn dựa trên các hoạt động trong hợp đồng.
Các hoạt động có thể là:
sản phẩm/dịch vụ cố định, xuất phát từ lệnh bán hàng liên quan đến hợp đồng này
vật liệu đã mua (mà bạn sẽ lập hóa đơn lại)
thời gian và vật liệu dựa trên bảng chấm công hoặc mua hàng (thầu phụ)
chi phí như đi lại và chỗ ở mà bạn lập hóa đơn lại cho khách hàng
Bạn có thể lập hóa đơn vào cuối hợp đồng hoặc kích hoạt hóa đơn trung gian. Cách tiếp cận này được sử dụng bởi các công ty dịch vụ lập hóa đơn chủ yếu dựa trên thời gian và vật liệu. Đối với các công ty dịch vụ lập hóa đơn theo giá cố định, họ sử dụng lệnh bán hàng thông thường.
Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn¶
Đối với đăng ký, hóa đơn được kích hoạt định kỳ, tự động. Tần suất lập hóa đơn và các dịch vụ/sản phẩm được lập hóa đơn được xác định trên hợp đồng.
Xem thêm
Khác¶
Tạo hóa đơn thủ công¶
Người dùng cũng có thể tạo hóa đơn theo cách thủ công mà không cần sử dụng hợp đồng hoặc lệnh bán hàng. Đây là cách tiếp cận được khuyến nghị nếu bạn không cần quản lý quy trình bán hàng (báo giá) hoặc việc giao sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ngay cả khi bạn tạo hóa đơn từ đơn đặt hàng bán hàng, bạn vẫn có thể cần tạo hóa đơn theo cách thủ công trong những trường hợp sử dụng đặc biệt:
nếu bạn cần tạo khoản hoàn lại
Nếu bạn cần giảm giá
nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ đơn đặt hàng bán hàng
nếu bạn cần lập hóa đơn cho thứ gì đó không liên quan đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn
Các mô-đun cụ thể¶
Một số mô-đun cụ thể cũng có khả năng tạo hóa đơn nháp:
thành viên: lập hóa đơn cho thành viên của bạn hàng năm
sửa chữa: lập hóa đơn cho các dịch vụ sau bán hàng của bạn
Sắp xếp lại các hóa đơn¶
Vẫn có thể sắp xếp lại các hóa đơn nhưng có một số hạn chế:
Tính năng này không hoạt động khi các mục nhập nằm trước ngày khóa.
Tính năng này không hoạt động nếu trình tự không nhất quán với tháng của mục nhập.
Nó không hoạt động nếu trình tự dẫn đến trùng lặp.
Thứ tự của hóa đơn không thay đổi.
Điều này hữu ích cho những người sử dụng cách đánh số từ phần mềm khác và muốn tiếp tục năm hiện tại mà không phải bắt đầu lại từ đầu.
Số hóa hóa đơn bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR)¶
Số hóa hóa đơn là quá trình tự động mã hóa hóa đơn giấy truyền thống thành biểu mẫu hóa đơn trong kế toán của bạn.
Odoo sử dụng công nghệ OCR và trí tuệ nhân tạo để nhận dạng nội dung của tài liệu. Biểu mẫu hóa đơn nhà cung cấp và hóa đơn khách hàng được tự động tạo và điền dựa trên hóa đơn đã quét.
Xem thêm